Metodologi Pengumpulan Data Loss Event

BAB I

PENGUMPULAN DATA LOSS EVENT

A.   Latar Belakang

Perjalanan bisnis perusahaan sering diwarnai dengan berbagai kejadian terkait dengan risiko operasional dan risiko keuangan termasuk diantaranya perusahaan asuransi/penjaminan kredit (asuransi kerugian). Peningkatan kasus klaim, masalah investasi dan sengketa (dispute) hukum dengan nasabah kerap terjadi. Kasus-kasus tersebut telah membuat Perusahaan Asuransi/Penjaminan mengalami kerugian secara finansial dan non finansial. 

Database kejadian kerugian (loss event database) merupakan data kerugian, yang pernah dialami  perusahaan, dicatat secara sistematis dengan klasifikasi tertentu.Pencatatan data tersebut dapat menjadi data statistik yang selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk menentukan estimasi risiko empiris, sebagai penghubung antara pengalaman kerugian, dengan keputusan pengendalian risiko operasional dan risiko lainnya, dan sebagai alat validasi input dan output dari sistem pengukuran modal untuk menutup risiko perusahaan. Sumber data internal yang dijadikan acuan dalam memperoleh loss event  dapat berasal dari hasil audit intern maupun ekstern, hasil identifikasi risiko maupun sumber-sumber lainnya.

Data kerugian yang dimiliki perusahaan harus komprehensif dimana data tersebut menjangkau seluruh aktivitas dan eksposur yang material dari seluruh unit kerja. Unit Manajemen Risiko  menetapkan kriteria spesifik untuk menetapkan data kerugian yang timbul dari suatu kejadian, atau suatu aktivitas yang melibatkan berbagai lini bisnis. Kriteria dimaksud termasuk menetapkan batasan tingkat materialitas kerugian yang dianggap layak untuk dicatat secara internal. Batasan ini bisa berbeda dari satu perusahaan dengan perusahaan lain, ataupun pada lini bisnis yang berbeda dalam satu industri yang sama, namun batasan tersebut secara garis besar harus konsisten dengan yang digunakan oleh perusahaan lain yang sama bisnisnya.

Data Loss Event merupakan salah satu perangkat penerapan Manajemen Risiko. Perangkat manajemen risiko lainnya adalah sebagai berikut:

1.RISK CONTROL AND SELF ASSESSMENT (RCSA)

  adalah salah satu cara untuk mengidentifikasi risiko, pengukuran dan mitigasi risiko yang melibatkan seluruh komponen perusahaan dengan menggunakan fasilitator. 

2. KEY RISK INDICATOR (KRI)

Suatu KRI  menyediakan informasi  indikator terdepan mengenai risiko genting/darurat. KRI merupakan suatu matriks yang digunakan oleh organisasi/perusahaan untuk menyediakan suatu signal dini dari peningkatan eksposure risiko di area perusahaan yang bervariasi. Pada kondisi tertentu, KRI dapat mempresentasikan rasio-rasio  kunci  yang mengelola seluruh track organisasi sebagai indikator dari  risiko dan potential opportunities yang memberikan signal yang membutuhkan tindakan yang perlu diambil.

Database Kejadian Kerugian eksternal

Pembelajaran juga dapat dilakukan dengan mengumpulkan data yang terjadi di perusahaan  lain yang sejenis atau satu industr, atau disebut dengan data eksternal. Cara ini lebih murah karena perusahaan  tidak perlu mengalami sendiri kerugian tersebut. Perusahaan asuransi kerugian pada umumnya memiliki eksposur yang jarang terjadi, namun berpotensi menimbulkan kerugian yang sangat besar.

Data eksternal dimaksud dapat berupa data publik atau data kelompok industri yang relevan. Sumber data eksternal dapat diperoleh melalui data publik seperti berita surat kabar. Recovery atas kerugian dapat bersumber dari data klaim asuransi lain, masalah investasi, ganti rugi atau penjualan asset yang bersumber dari pihak selain Perusahaan Asuransi/Penjaminan, atau sumber-sumber lainnya. Tapi cara yang paling efektif adalah dengan upaya agar semua perusahaan dalam suatu industri secara kolektif mengirimkan pengalaman kerugian operasional masing-masing dalam satu wadah terorganisir, untuk dapat digunakan bersama dalam upaya menanggulangi kerugian akibat risiko operasional dan risiko keuangan.

Beberapa contoh konten data kerugian yang diperlukan antara lain: informasi yang mencakup nama unit kerja, nama event risiko, uraian singkat event, jenis risiko, nama produk/jasa/aktivitas, pihak yang terlibat, estimasi kerugian langsung dan tidak langsung, penyebab event, tanggal kejadian, sumber informasi, tindakan korektif manajemen, tanggal pelaksanaan tindakan korektif, jumlah dan jenis recovery yang diperoleh, atau yang diperkirakan akan diperoleh. Cakupan hasil evaluasi minimal mencakup: Mengapa kegagalan terjadi. Apa yang salah, pengendalian apa yang sudah ada, dan mengapa gagal, bagaimana agar peristiwa tersebut dapat dihindari dikemudian hari, langkah yang harus dilakukan untuk mengurangi dampak.

Sebagai suatu entitas Perusahaan Asuransi/Penjaminanjuga tidak terlepas dari peritistiwa kerugian seperti yang diuraikan diatas dan agar kejadian kerugian tersebut tidak terulang kembali  yang dapat menghambat pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan perlu melakukan pengumpulan data Loss event. Berawal pada kesadaran akan pentingnya  Loss Event Database (LED)  sebagai salah satu alat manajemen risiko untuk mengurangi tingkat risiko dan pada akhirnya akan meningkatkan nilai stakeholder, kegiatan Pengumpulan Data Loss Event  di Perusahaan Asuransi/Penjaminan harus dilaksanakan.

Kegiatan pengumpulan LED ini dilakukan dengan mencatat seluruh peristiwa kerugian yang pernah terjadi di seluruh unit kerja di Kantor Pusat dan Kantor Cabang. Pelaksanaan Pengumpulan LED  ini merupakan langkah awal menuju terciptanya budaya sadar dan peduli risiko di perusahaan.

B.   Maksud dan Tujuan

Pengumpulan LED ini merupakan salah satu aktivitas Manajemen Risiko Korporat. Maksud dilaksanakannya Pengumpulan LED ini adalah Mencatat dan mengelola data kejadian/insiden kerugian (Loss Event) yang telah terjadi dalam financial dan non financial atau dengan kata lain operasional dan non operasional perusahaan. Tujuan pencatatan data loss event adalah dasar untuk perkiraan risiko empiris, sebagai alat untuk memvalidasi input dan output dari sistem pengukuran risiko korporat, atau sebagai penghubung antara pengalaman kerugian dengan manajemen risiko serta keputusan pengendalian agar kejadian kerugian tersebut tidak terulang kembali. Dalam melakukan perkiraan risiko empiris tersebut, perusahaan  dapat pula menggunakan data eksternal guna melangkapi data internal perusahaan yang telah diorganisasikan.

C.   Ruang Lingkup Pengumpulan LED

Ruang lingkup pengumpulan LED di suatu perusahaan asuransi/penjaminan (asuransi kerugian) misalnya terdiri dari:

I.     Materi LED yang dikumpulkan mencakup:

a.    Loss event dari bidang operasional ( mulai akseptasi, kasus klaim dan penagihan recovery)

b.    Loss event dari bidang Investasi

c.    Loss event dari bidang umum (antara lain tentang asset perusahaan dan pengadaan barang/jasa)

II.   Obyek LED yang akan dikumpulkan data loss evennya, mencakup:

a.    Kantor Cabang

b.    Kantor Pusat (unit kerja supporting seperti Divisi Keuangan & Akuntansi, Divisi Suretyship, Divisi Askred, Divisi Penjaminan KUR,  SPI dan Divisi SDM)

Data LED yang akan dikumpulkan dari Obyek LED adalah minimal data 3 tahun terakhir dari tahun 2013 atau tergantung kemampuan perusahaan untuk mengumpulkan data loss event. Apabila ada data LED yang urgent dan memberikan dampak kerugian finansial relatif besar yang berada lebih dari 3 tahun terakhir, maka data tersebut perlu dicatat dan diolah oleh Obyek LED.

Disamping pengumpulan LED berasal dari unit kerja operasional, sumber utama yang dijadikan acuan dalam memperoleh data loss event adalah hasil audit intern maupun ekstern, hasil identifikasi risiko maupun sumber-sumber lainnya.

Pekerjaan lapangan yang dilakukan oleh Fasilitator LED yang dilakukan oleh unit Manajemen Risiko. Lingkup pelaksanaan Pengumpulan LED  meliputi pemahaman tentang bisnis perusahaan, pemahaman loss event, pengolahan & kompilasi data dan pelaporan data. Dalam  pengumpulan LED ada tiga kegiatan yaitu Perencanaan, Pelaksanaan dan Pelaporan.

  

D.   Konsep yang Digunakan

Dalam pelaksanaan pengumpulan LED perlu dibuat konsep dan definisi yang berhubungan dengan LED agar terdapat persamaan persepsi yang dapat mengurangi bias atau error data  loss event pada saat pelaksanaan pengumpulan data.

Peristiwa yang dikategorikan sebagai kerugian (loss) adalah peristiwa yang masuk kategori down sides risks yaitu peristiwa yang telah memberikan dampak kerugian baik secara financial maupun non financial. Peristiwa yang mengandung unsur opportunity of income/loss seperti piutang usaha tak tertagih dan kerugian suku bunga karena kebijakan investasi “sweetener”  tidak termasuk dalam kategori  loss event. Namun dibeberapa perusahaan yang memiliki kemampuan pengumpulan data loss event yang cukup besar data near misses atau yang masuk kategori up sides risks tercakup dalam loss event. Dengan demikian, semua ruang lingkup data loss event tergantung pada tujuan dan kemampuan perusahaan.

Upaya pencegahan potensi kerugian dengan LED memerlukan pencatatan data kerugian internal, artinya kerugian tergolong risiko operasional dan keuangan yang terjadi pada perusahaan. Pencatatan ini dilakukan sebagai bahan pembelajaran agar kerugian yang sudah terjadi tidak terulang, dan sebagai dasar menetapkan tindakan mitigasi risiko.

Kejadian kerugian adalah suatu kejadian yang memicu terjadinya kerugian. Suatu kejadian kerugian harus dapat didefinisikan dengan jelas, dan harus dapat dipastikan bahwa kejadian tersebut sudah teridentifikasi dan sudah dilakukan rencana tindak lanjut yang diperlukan. Contoh peristiwa kerugian yang ada dalam perusahaan asuransi kerugian atau penjaminan kredit antara lain adalah masalah fraud (misal pencurian, penyalahgunaan asset dan penipuan), kebakaran, klaim, recovery yang tidak dapat ditagih, investasi yang rugi/hilang, pengadaan barang/jasa yang merugikan, kehilangan/kerusakan asset perusahaan (misal gedung dan kendaraan) dan kehilangan arsip/dokumen penting.

Pengumpulan data loss event internal yang berasal dari operasional merupakan prasyarat penting untuk pengembangan dan berfungsinya sistem pengukuran risiko operasional yang dipercaya.

E.    Langkah Kerja

Langkah kerja yang dilakukan dalam rangka Pengumpulan LED di perusahaan (missal perusahaan asuransi kerugian) , adalah sebagai berikut:

1.    Sosialisasi Pengumpulan LED

Untuk memberikan pemahaman kepada Obyek LED mengenai konsep LED dan metodologi pengumpulan LED, maka Tim Fasilitator Pengumpulan LED Perusahaan Asuransi/Penjaminanmelakukan langkah berikut:

a.    Penyusunan pedoman pengumpulan LED dan form isian pengumpulan LED

b.    Pemaparan metodologi pelaksanaan pengumpulan LED ke seluruh unit kerja yang menjadi obyek LED

c.    Melakukan verifikasi data loss event yang berasal dari Obyek LED dengan dilengkapi fakta dan bukti yang dapat dipertanggungjawabkan

d.    Diskusi untuk menyamakan persepsi tentang langkah kerja yang akan dilakukan oleh anggota Tim Fasilitator LED

Tim Fasilitator LED berasal dari unit Manajemen Risiko.

2.    Pelaksanaan Pengumpulan LED

Setelah pedoman dan form isian LED disusun, maka langkah selanjutnya mengirim form isian LED ke seluruh obyek pengumpulan LED agar diisi secara benar dan akurat data LED tersebut oleh Obyek LED yang bersangkutan. Untuk memastikan data LED benar maka dilakukan proses editing (pemeriksaan kebenaran data) dan verifikasi/klarifikasi oleh fasilitator LED dengan melakukan kunjungan langsung ke obyek LED. Kemudian, setelah LED clean dari kesalahan/error dan didukung dengan fakta/bukti otentik maka form isian LED dibuat 2 (dua) rangkap yang satu rangkap dikirim ke Bagian APRN-Divisi PAMR dan rangkap lainnya disimpan oleh Obyek LED bersangkutan. Data isian LED tersebut diolah dan kompilasi untuk dapat menjadi bahan pelaporan LED.

3.    Pelaporan LED

Data LED yang sudah dikumpulkan dari seluruh obyek LED, diolah dan dibuatkan tabulasi untuk keperluan pelaporan LED ke Manajemen.

F.    Tugas dan Kewajiban Obyek LED

1.    Memahami konsep dan metodologi pengumpulan data Loss Event dengan baik

2.    Mengisi isian Form LED yang sudah disediakan dengan data dan informasi  yang benar dan dapat dipertanggungjawabkan  sesuai dengan fakta dan dokumen yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan

3.    Melakukan verifikasi/klarifikasi dengan Tim Fasilitator LED dan menandatangani Form LED yang sudah diisi dengan data dan informasi yang benar

4.    Membuat/menyalin form LED menjadi 2 (dua) rangkap. Rangkap pertama untuk dikirim ke Bagian APRN-Divisi PAMR dan Rangkap yang lainnya didokumentasikan dengan baik oleh masing-masing Obyek LED. Kirim hardcopy dan softcopy  dokumen Form LED yang sudah diisi benar oleh Obyek LED  ke unit MR.

5.    Menggunakan kejadian kerugian dimasing-masing Obyek LED sebagai referensi risiko agar tidak mengulangi kejadian kerugian tersebut untuk kedua kalinya.

G.   Perkiraan Kendala Pengumpulan  LED

Beberapa kendala yang diperkirakan akan dihadapi oleh Tim Fasilitator LED Perusahaan Asuransi/Penjaminandalam  antara lain sebagai berikut:

1. Kualitas SDM di unit kerja/Risk Owner yang memahami pengumpulan LED masih relatif kurang memadai. Kualitas SDM ini sangat menentukan kualitas hasil LED. Walaupun sudah diberikan sosialisasi pengumpulan LED di seluruh Obyek LED di Kantor Pusat maupun di Kantor Cabang, perbedaan persepsi dalam pengumpulan LED diperkirakan masih terjadi.
2. Keterbatasan waktu dan Tenaga yang terlibat dalam kegiatan Pengumpulan LED yang terbatas.

BAB III

METODOLOGI  PENGUMPULAN LED

A.   Jadual Pelaksanaan LED

Pengumpulan LED di seluruh Obyek LED di Kantor Pusat dan Kantor Cabang serta pengolahan datanya dilakukan pada periode tertentu dan biasanya memakan waktu sekitar 5 – 7 bulai.

Kunjungan Fasilitator LED ke unit kerja yang menjadi target pelaksanaan pengumpulan LED dimaksudkan untuk membantu Obyek LED (OLED) di kantor pusat dan kantor cabang untuk melakukan  Pengumpulan LED secara mandiri (Self loss event Collecting) tentang kejadian-kejadian kerugia (loss event)  yang sudah terjadi dan dihadapi  oleh Obyek LED selama periode 5 (lima tahun) terakhir.  Tim fasilitator LED  dalam menggali data loss event menggunakan antara lain metode diskusi dan wawancara langsung dengan Obyek LED.   Berkenaan dengan hal tersebut, maka perlu kunjungan Tim Fasilitator dari unit Manajemen Risiko ke kantor cabang dan Kantor Pusat.

Kunjungan langsung ke Obyek LED dapat juga dilakukan dengan menyelenggarakan verifikasi/klarifikasi LED di kantor cabang dengan mengundang beberapa pimpinan kantor cabang berdasarkan wilayah/Pulau atau kunjungan ke masing-masing kantor cabang sesuai dengan kebutuhan pengumpulan dan klarifikasi data Loss Event.

B.   Proses Pengumpulan LED

Kegiatan Pengumpulan LED dapat terdiri dari 3(tiga) kelompok kegiatan yaitu kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan  Pengumpulan LED seperti pada bagan di bawah ini.

 

Tahap kegiatan pengumpulan data LED seperti gambar di atas adalah sebagai berikut:

Tahap Perencanaan:

1.    Penyusunan pedoman pengumpulan data Loss Event (LED). Penyusunan pedoman LED dilakukan oleh unit Manajemen Risiko (MR).

2.    Menyusun Formulir LED yang akan digunakan untuk mengumpulkan data. Formulir Led disusun oleh unit Manajemen Risiko.

3.    Membentuk Tim Fasilitator yang anggota berasal dari unit Manajemen Risiko. Tim fasilitator ini bertugas untuk melakukan sosialisasi dan verifikasi/klarifikasi data LED yang diisi oleh Obyek LED.

4.    Menyusun rencana kunjungan verifikasi ke unit kerja Obyek LED untuk sosialisasi dan verifikasi/klarifikasi data LED yang telah diisi oleh masing-masing Obyek LED.

Tahap Pelaksanaan

1.    Setelah formulir LED dikirim ke seluruh Obyek LED, maka Obyek LED mengisi formulir tersebut dengan benar dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan Pedoman.

2.    Dilakukan verifikasi/klarifikasi data LED yang sudah diisi Obyek LED oleh Tim Fasilitator LED dengan cara pembahasan secara langsung dengan Obyek LED. Setelah LED dianggap clean dan benar maka form LED tersebut ditandatangani oleh Risk Owner/Kantor Cabang

3.    Setelah isian formulir LED dinyatakan benar dan ditandatangani oleh Pejabat Obyek LED yang bertanggung jawab maka hardcopy dan softcopy dokumen tersebut dikirim ke unit Manajemen Risiko.

4.    Data isian formulir LED yang dikirimkan oleh Obyek LED diolah dan dikompilasi oleh unit Manajemen Risiko.

Tahap Pelaporan

1.    Menyiapkan konsep Laporan LED. Penyiapan konsep Laporan LED disusun oleh unit Manajemen Risiko agar sesuai dengan kebutuhan pelaporan LED Manajemen

2.    Evaluasi Laporan LED. Proses tabulasi laporan LED dilakukan evaluasi agar sesuai dengan kebutuhan pelaporan LED perusahaan

3.    Finalisasi Laporan LED. Draft laporan LED difinalisasi dengan  Direksi dalam Rapat Pembahasan/Workshop. Selanjutnya mendistribusikan Laporan LED tersebut kepada Direksi/Manajemen.

C.   Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan pada saat Pengumpulan LED adalah Formulir  LED yang terdiri varibel-varibel yang dapat menggambarkan data loss event yang berasal dari bidang operasional dan non operasional  yang menjadi target pengumpulan LED. 1 (satu) dokumen Form LED digunakan untuk mengisi 1 kejadian kerugian. Formulir isian LED terlampir pada buku Pedoman ini.

D.   Area of Improvement

Berdasarkan hasil Pengumpulan LED, terdapat area of improvement yang perlu dipertimbangkan manajemen untuk mewujudkan implementasi manajemen risiko di Perusahaan Asuransi/Penjaminanyaitu perlunya perusahaan secara eksplisit menetapkan target perbaikan eksposure dari kejadian kerugian (loss event) agar hal tersebut tidak terjadi kembali, sehingga pengendalian risiko dapat berhasil secara optimal.

BAB IV

TATA CARA PENGISIAN FORM LED

Berdasarkan ruang lingkup pengumpulan LED yaitu pada bidang Operasional, Investasi dan Umum (termasuk pengadaan barang dan jasa), maka Form LED disusun untuk mencatat data kerugian pada bidang-bidang tersebut.

Tim Fasilitator Pengumpulan LED dan Obyek LED dapat menggunakan atau menggabungkan beberapa teknik pengumpulan data LED. Beberapa teknik yang digunakan dalam kegiatan pengumpulan LED adalah sebagai berikut:

a. Pengumpulan dan Reviu Dokumen

b. Curah Pendapat (Brainstorming)

c. Workshop yang Difasilitasi

d. Wawancara

e. Survei/ observasi

Variabel/ Field Data yang dikumpulkan (kasus perusahaan asuransi kerugian)

Variabel yang dicakup dalam isian data  untuk mencatat LED mencakup antara lain; bidang operasional untuk produk suretyship, dan Askred; bidang investasi dan bidang umum. Variabel Daftar pertanyaan pada Form   yang adalah sebagai berikut:

1.    Nomor

2.    Peristiwa kerugian (nama kerugian)

3.    Sebab kerugian

4.    Tanggal dan lokasi terjadinya kerugian

5.    Mitra usaha/Principal/Obligee/Kustodian/Vendor yang terlibat dalam kerugian

6.    Dampak keuangan (Rp)

7.    Dampak non keuangan

8.    Tindakan korektif yang sudah dilakukan untuk menyelesaikan kerugian tersebut

9.    Keterangan

Selain variable isian LED, isian data LED harus ditandatangani oleh verifikator Tim Fasilitator dan Kepala Kantor (AMD) kantor Cabang/Kepala Divisi (Division Head)

Tata Cara Pengisian Form LED

Untuk mengisi isian-isian yang ada dalam Form-1 agar memiliki persamaan persepsi adalah sebagai berikut:

Variabel Daftar pertanyaan pada Form   yang adalah sebagai berikut:

1.    Nomor. Isikan kolom nomor secara berurutan. Cukup jelas.

2.    Peristiwa kerugian (nama kerugian). Isikan kolom ini dengan peritistiwa kerugian atau nama kerugian. Contoh-contoh peristiwa kerugian: kerusakan dan kebakaran gedung kantor, kehilangan mobil operasional, pencurian uang kas, penggelapan premi, klaim dari penutupan seluruh produk, agunan (collateral) fiktif, kerugian investasi, kerusakan/kehilangan hardware IT, kesalahan proses pengadaan barang/jasa,    

3.    Sebab kerugian

4.    Tanggal dan lokasi terjadinya kerugian

5.    Mitra usaha/Principal/Obligee/Kustodian/Vendor yang terlibat dalam kerugian

6.    Dampak keuangan (Rp)

7.    Dampak non keuangan

8.    Tindakan korektif yang sudah dilakukan untuk menyelesaikan kerugian tersebut

9.    Keterangan

BAB

V

PELAPORAN

Pelaporan hasil Pengumpulan LED merupakan kegiatan terakhir dari Pengumpulan LED setelah kegiatan pengolahan dan kompilasi  LED dilakukan. Pelaporan merupakan pertanggungjawaban hasil kegiatan Pengumpulan LED yang dilakukan oleh unit Manajemen Risiko  kepada Manajemen perusahaan yang diwujudkan dalam bentuk Laporan Hasil Pengumpulan LED.

Kegiatan pelaporan dilakukan mulai dari penyiapan laporan, termasuk kegiatan reviu laporan,  pengendali mutu/pembantu penanggung jawab dan penandatanganan laporan oleh penanggung jawab Pengumpulan LED sampai dengan pendistribusian laporan hasil Pengumpulan LED kepada perusahaan.

Uraian lebih rinci mengenai proses dan tatacara penyusunan Laporan Hasil pengumpulan LED dapat dilihat pada buku Pelaporan Hasil Pengumpulan LED. Pelaporan hasil Pengumpulan LED merupakan kegiatan terakhir dari Pengumpulan LED setelah kegiatan pelaksanaan Pengumpulan LED dan pengolahan datanya dilakukan.