Rekonsiliasi Data Hak Subrogasi

Pendahuluan

Latar Belakang

Pertumbuhan keuntungan (laba) perusahaan asuransi/penjaminan kredit tidak hanya tergantung pada pertumbuhan premi belaka, namun juga harus didukung dengan pertumbuhan pendapatan lainnya seperti hasil investasi dan pendapatan recoveries. Potensi pendapatan recoveries suatu perusahaan asuransi/penjaminan kredit diperkirakan  relatif besar dan tersebar luas di seluruh kantor cabang dan mitra usaha di Indonesia. Biasanya potensi pendapatan recoveries ini belum dikelola secara optimal sehingga pencapaian recoveries setiap tahunnya kurang memberikan kontribusi yang besar terhadap total pendapatan perusahaan.

Pertumbuhan hak subrogasi setiap tahunnya ekuivalen dengan pertumbuhan nilai klaim yang telah dibayar oleh perusahaan asuransi/penjaminan kredit kepada mitra usaha untuk seluruh produk. Pertumbuhan hak subrogasi yang relative cepat ini harus diikuti dengan pertumbuhan perolehan pendapatan recoveries untuk mengurangi kerugian perusahaan dalam menghadapi risiko bisnis.

Berbagai cara dapat dilakukan untuk meningkatkan perolehan pendapatan recoveries dari nilai hak subrogasi  seperti menggunakan jasa Pihak Ketiga (Jamdatun/Asdatun/Kajati, Pengacara dan Deb Collector) dan melakukan penagihan secara langsung atau mandiri dengan menggunakan manajemen penagihan subrogasi/recoveries (Collecting Management).

Untuk mempermudah melakukan penagihan recoveries secara mandiri dilakukan  rekonsiliasi data Saldo Hak Subrogasi (SHS) dengan data hak subrogasi dari mitra usaha. Agar Penyaluran rekonsiliasi data SHS dapat berjalan baik dengan hasil yang optimal, perlu disusun suatu pedoman Penyaluran kegiatan rekonsiliasi data SHS dan mensosialisasikannya kepada petugas rekonsiliasi.

Tujuan

Tujuan penyusunan Pedoman Kegiatan Rekonsiliasi Data SHS Penjaminan KREDIT adalah sebagai berikut:

1.       Memberikan panduan tahapan Penyaluran rekonsiliasi data SHS dengan Bank Penyalur KREDIT yang sudah menerima pembayaran klaim KREDIT.

2.   Menyamakan persepsi tentang kegiatan Rekonsiliasi data SHS agar optimal dan standar serta mudah dipahami oleh petugas Rekonsiliasi

Sementara itu, kegiatan Rekonsiliasi Data SHS suatu produk asuransi/Penjaminan kredit bertujuan antara lain untuk:

1.  Menyamakan atau mengurangi perbedaan data SHS per debitur yang dimiliki perusahaan asuransi/penjaminan kredit dengan data Subrogasi per debitur  yang tercatat di Bank Peneriman Jaminan

2.  Melakukan identifikasi setoran/angsuran debitur penerima KREDIT  yang dianggap sebagai  recoveries untuk Perusahaan Asuransi/Penjaminan Kredit dan Bank Penyalur KREDIT terkait sesuai komposisi pembagian recoveries yang diatur dalam PKS Penjaminan KREDIT dengan Bank Penyalur KREDIT bersangkutan

3.       Melakukan pengecekan data kerugian yang dialami oleh Bank Penyalur per debitur dengan nilai klaim  per debitur yang telah dibayar oleh Perusahaan Asuransi/Penjaminan Kredit.

4.  Memperoleh data Setoran debitur dari Daftar R/C (Rekening Koran) yang dianggap sebagai recoveries Perusahaan Asuransi/Penjaminan Kredit sebagai dasar pelimpahan recoveries oleh Bank Penyalur KREDIT yang bersangkutan dan penagihan recoveries.

Cakupan Rekonsiliasi Data SHS

Cakupan kegiatan rekonsiliasi data SHS Penjaminan KREDIT adalah  :

1.       Rekonsiliasi data SHS untuk produk Penjaminan KREDIT

2.     Daftar Debitur yang telah melakukan penyetoran recovery kepada Bank Penyalur KREDIT yang telah menerima pembayaran klaim

3.  Bank penerima jaminan klaim KREDIT yang berada di wilayah kerja Perusahaan Asuransi/Penjaminan Kredit

4.       Rekonsiliasi data SHS diadakan setiap sekali dalam setahun

      

       Konsep dan Definisi

a.   Subrogasi adalah hak yang timbul akibat Penjamin telah memberikan penggantian sejumlah uang kepada Penerima Jaminan (Obligeel) karena Terjamin (Principal) tidak dapat menyelesaikan kewajibannya kepada Penerima Jaminan (Obligee), yang besarnya sama dengan ganti rugi/klaim yang dibayar oleh Penjamin. Atau dengan kata lain : pengalihan hak tagihan yang semula dimiliki oleh Penerima Jaminan (Obligee) kepada Penjamin  sebagai konsekuensi pembayaran klaim.

b.      Prinsip Indemnity adalah  sebagai kompensasi keuangan yang pasti dan cukup untuk mengembalikan posisi keuangan Tertanggung setelah peristiwa kerugian, sama dengan posisi keuangan sesaat sebelum terjadinya peristiwa kerugian tersebut. Hal yang mendasar adalah bahwa Penjamin/Penanggung berhak atas indemnity tapi tidak boleh lebih dari besarnya klaim yang dibayarkan. Subrogasi membolehkan Penjamin/Penanggung menggantikan kedudukan Penerima Jaminan/Tertanggung dalam memperoleh keuntungan atas adanya kejadian yang dijaminkan.

c.   Rekonsiliasi adalah penetapan pos-pos yang diperlukan untuk mencocokkan saldo masing-masing dari 2 (dua) akun atau lebih yang mempunyai hubungan satu dengan yang lainnya. Dari pengertian tersebut dapat diartikan bahwa rekonsiliasi merupakan kegiatan untuk memulihkan hubungan kedua belah pihak dalam menyelesaikan perbedaan data yang disampaikan Bank kepada pihak Perusahaan Penjaminan/Asuransi Kredit. Rekonsiliasi data SHS ini secara harfiah adalah penetapan pos-pos yang diperlukan untuk mencocokkan data SHS dan setoran recoveries per debitur  dari Daftar R/C Bank  untuk masing-masing dari 2 (dua) akun atau lebih yang mempunyai hubungan satu dengan yang lainnya.

Tahapan Kegiatan Rekonsiliasi Data SHS

Secara lengkap, tata cara kegiatan rekonsiliasi data SHS dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1.   Langkah pertama adalah mengirim  Surat Konfirmasi data SHS yang berisi lampiran tentang Laporan Mutasi Data SHS per debitur  kepada Bank Penyalur KREDIT yang menjadi target kegiatan rekonsilisiasi. Dalam Surat tersebut, Bank target kegiatan rekonsiliasi diinformasikan tentang posisi terakhir data SHS dan nilai klaim yang telah di bayar per debitur. Setelah dikonfirmasi Bank yang bersangkutan telah menerima Surat Konfirmasi Data SHS dari Askrindo, maka Bank tersebut diminta untuk menyediakan Daftar R/C per debitur sesuai dengan daftar debitur yang tercantum pada lampiran Surat Konfirmasi data SHS tersebut.  

2.     Kirim  Surat melaui Faximili atau Pos tentang rencana kunjungan ke Bank bersangkutan untuk melakukan kegiatan rekonsiliasi yang sebelumnya telah dilakukan komunikasi secara informal untuk memastikan kesiapan Bank yang bersangkutan. Setelah memperoleh Daftar R/C per debitur  dari Bank, maka dilakukan rekonsiliasi data SHS seperti pada langkah-langkah point 3 di bawah ini dan seterusnya.

3.   Dari tabel mutasi saldo hak subrogasi per debitur, pada  kolom  tanggal  dokumen Surat Tagih Ganti Rugi (STGR), tanggal STGR tersebut merupakan titik awal identifikasi adanya setoran dari debitur yang sudah dibayar klaim yang dianggap sebagai recoveries. Tanggal STGR ini  menjadi acuan untuk melakukan rekonsiliasi data SHS, data setoran recoveries yang merupakan hak perusahaan asuransi kredit dan Bank Penyalur KREDIT mulai diambil dari data transaksi sesudah tanggal yang tertera pada tanggal STGR.

4.       Langkah berikutnya adalah melihat nama debitur pada table mutasi data SHS yang sudah dibayar klaimnnya. Nama debitur pada table mutasi SHS harus sama dengan nama debitur pada daftar R/C per debitur yang diberikan oleh Bank Penyalur KREDIT.  Contoh  nama debitur di SHS adalah “Ade Putra Agung” maka di daftar R/C dari bank  namanya juga harus sama “ Ade Putra Agung. Jika di tabel mutasi data SHS ada nomor rekening debitur maka harus sama dengan nomor rekening debitur pada daftar R/C. 

5.    Setelah itu lakukan identifikasi transaksi setoran recoveries dari debitur pada  daftar R/C di kolom tanggal transaksi  dimulai dengan tanggal transaksi sesudah tanggal  STGR pada table mutasi  SHS.

6.      Jika sudah diperoleh ada transaksi setoran recoveries setelah tanggal  STGR,  maka data transaksi setoran debitur yang diambil adalah data pada daftar R/C  kolom Kredit yang memiliki User Id pada kolom User Id. Harap diperhatikan pada kolom Baki Debet, apabila nominal yang terakhir pada R/C adalah .00, maka debitur tersebut sudah lunas atau debitur tersebut sudah membayar lunas kewajibannya. 

Pada contoh gambar di atas terlihat  nominal pada kolom Baki Debet terakhir sudah berangka .00, namun ada setoran recoveries  dari debitur  yang sudah lunas,  maka data nilai transaksi setoran recoveriesnya  yang di ambil berada pada kolom kredit yang memiliki User Id ( misal dengan user Id 7199051). Cara perhitungan setoran recoveriesnya adalah   data transaksi setoran dengan  nilai nominal yang diambil adalah Rp. 450.000,00 + Rp. 1.522.500,00 = Rp. 1.672.500,00. (untuk pencatatan sementara dapat dilakukan pada kertas R/C dan kertas laporan data SHS dengan menuliskan total nominal setoran recoveries  yang diambil).

7.       Setelah selesai identifikasi  setoran recoveries  per debitur  di daftar R/C  sesuai dengan daftar debitur  laporan mutasi data SHS,  maka langkah  selanjutnya  adalah melakukan rekapitulasi  transaksi setoran recoveries  seluruh debitur dalam bentuk laporan hasil rekonsiliasi data SHS. Data yang akan direkapitulasi adalah data debitur yang melakukan setoran recoveries, sedangkan debitur yang tidak menyetor tidak direkapitulasi dan dilaporkan.

Laporan Hasil Rekonsiliasi

Laporan hasil rekonsiliasi dibuat setelah dilakukan rekapitulasi data dari hasil  pengolahan data SHS dan setoran recoveries seluruh debitur pada   daftar R/C yang akan diserahkan kepada Bank terkait untuk diketahui dan disetujui pelimpahan recoveries yang merupakan hak subrogasi perusahaan asuransi kredit.   Data   rekapitulasi berupa lampiran data SHS  dari hasil rekonsiliasi disusun dari data debitur yang teridentifikasi  ada setoran recoveries  dan  dapat dibuat dengan menggunakan media  program Excel dan disusun secara berjenjang  mulai dari Kantor  Cabang sampai pada unit/KCP sesuai dengan struktur organisasi perusahaan Bank bersangkutan

Buat 3 (tiga) rangkap dari Lampiran tersebut dengan distribusi sebagai berikut:

1.       1 (satu) rangkap untuk Bank bersangkutan setingkat Kantor Cabang.

2.       1 (satu) rangkap untuk Bank bersangkutan untuk jenjang di bawahnya

3.       1 (satu) rangkap untuk perusahaan asuransi kredit.

Berita Acara Hasil Rekonsiliasi  Data SHS

Setelah membuat  Lampiran data SHS dari hasil pengolahan data SHS,  langkah berikutnya  adalah membuat  Berita Acara  yang berisi hasil rekonsiliasi data SHS secara umum yang harus diketahui oleh Pihak Bank untuk ditindaklanjuti lebih lanjut. Berita Acara ini  berguna untuk mempersamakan persepsi dan sudut pandang atas hasil rekonsiliasi khususnya hak subrogasi perusahaan asuransi/penjaminan kredit yang belum di limpahkan oleh Pihak Bank. Berita Acara ini dibuat 3 (tiga) rangkap dan  salah satu rangkap Berita Acara diserahkan ke Bank dengan dilampirkan Lampiran data SHS hasil rekonsiliasi. Format atau isian bahasa yang digunakan  dalam Berita Acara dapat disesuaikan dengan tujuan dan hasil rekonsiliasi data SHS yang ada.

Laporan Monitoring  Hasil Rekonsiliasi  Data SHS

Untuk kebutuhan pelaporan hasil rekonsiliasi data SHS ke Manajemen dan kebutuhan lainnya, diperlukan bentuk tabulasi laporan rekonsiliasi data SHS. Sistem monitoring dan evaluasi hasil rekonsiliasi data SHS merupakan salah satu kunci keberhasilan kegiatan penagihan recoveries pada mitra usaha yang harus didukung dengan kualitas data SHS.

 Tindak Lanjut Hasil Rekonsiliasi

Hasil Rekonsiliasi data SHS harus ditindaklanjuti dengan melakukan beberapa kegiatan yaitu:

1.       Melakukan penagihan hak subrogasi  kepada Bank yang bersangkutan secara kontinu

2.       Melakukan pencacatan akuntasi atas pelimpahan recoveries yang dilakukan Bank

3.       Melakukan up dating data SHS ketika menerima pelimpahan recoveries dari Bank

4.       Melakukan komunikasi dan penagihan recoveries secara terus menerus  kepada Bank bersangkutan sampai data  SHS-nya tidak ada atau Nol (lunas).

5.       Melakukan rencana rekonsiliasi data SHS setiap tahunnya  terhadap Bank Penyalur KREDIT yang telah menerima pembayaran klaim.

      Sistem Monitoring dan Evaluasi Penagihan Recoveries

Efektifitas dan efisiensi  penagihan recoveries yang menggunakan data hasil rekonsiliasi data SHS ditentukan dengan kualitas  kegiatan monitoring dan evaluasi penagihan recoveries kepada Bank. Untuk melakukan monitoring dan evaluasi penagihan recoveries dibuat suatu sistem monitoring dan evaluasi dengan menggunakan lembar kerja bantu berupa tabulasi monitoring dan evaluasi seperti pada gambar di bawah ini.  Bentuk kertas kerja bantu untuk  monitoring dan evaluasi ini bisa dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan monitoring dan evaluasi di lapangan.

Berikut contoh format lembar kerja bantu sistem monitoring dan evaluasi  yang dapat digunakan  :

No.	Bank	Unit/KCP	SHS	Setoran Recoveries Debitur	Action (Minggu)				Contact Person/HP	Respon	TLR
					1	2	3	4
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Dalam melakukan penagihan recoveries kepada Bank yang perlu diperhatikan adalah komunikasi yang intens dan membuat hubungan bisnis yang baik dan bersahabat dengan mitra Bank yang akan ditagih recoveriesnya. Sikap yang professional dan bersahabat dapat menjadi kunci keberhasilan dalam penagihan recoveries.

Penutup

Potensi recoveries Perusahaan Asuransi/Penjaminan Kredit yang relative besar dan tersebar di seluruh kantor cabang dan mitra perusahaan  dituntut  suatu sistem penagihan recoveries yang handal dan didukung dengan kualitas data Subrogasi dan recoveries yang valid dan up to date. Kunci keberhasilan penagihan recoveries dapat ditentukan oleh beberapa faktor yaitu:

1.      Kesediaan Sumber Daya Manusia yang menangani penagihan recoveries. Kompetensi dan jumlah SDM merupakan kunci utama suksesnya penagihan recoveries.

2.       Kesediaan data subrogasi dan recoveries yang lengkap, valid dan up to date.

3.       Kerjasama dengan Pihak Ketiga (Jamdatun/Asdatun/Kajati/KPKNL, Lawyer dan Debt Collector)

4.       Sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk kelancaran penagihan recoveries.

Untuk penagihan recoveries yang dilakukan secara mandiri melalui proses rekonsiliasi data SHS dengan mitra usaha, diperlukan suatu pedoman/SOP yang standar yang dapat memberikan petunjuk Penyaluran rekonsiliasi data SHS yang efektif dan efisien. Kunci keberhasilan  rekonsiliasi data SHS ditentukan dengan ketersediaan data subrogasi dan recoveries, SDM yang menangani dan system monitoring dan evaluasi penagihan recoveries dari hasil rekonsiliasi data SHS.