Pendahuluan
Latar Belakang
Pertumbuhan
keuntungan (laba) perusahaan asuransi/penjaminan kredit tidak hanya tergantung
pada pertumbuhan premi belaka, namun juga harus didukung dengan pertumbuhan
pendapatan lainnya seperti hasil investasi dan pendapatan recoveries. Potensi
pendapatan recoveries suatu perusahaan asuransi/penjaminan kredit
diperkirakan relatif besar dan tersebar
luas di seluruh kantor cabang dan mitra usaha di Indonesia. Biasanya potensi pendapatan
recoveries ini belum dikelola secara optimal sehingga pencapaian recoveries
setiap tahunnya kurang memberikan kontribusi yang besar terhadap total
pendapatan perusahaan.
Pertumbuhan
hak subrogasi setiap tahunnya ekuivalen dengan pertumbuhan nilai klaim yang
telah dibayar oleh perusahaan asuransi/penjaminan kredit kepada mitra usaha untuk
seluruh produk. Pertumbuhan hak subrogasi yang relative cepat ini harus diikuti
dengan pertumbuhan perolehan pendapatan recoveries untuk mengurangi kerugian
perusahaan dalam menghadapi risiko bisnis.
Berbagai
cara dapat dilakukan untuk meningkatkan perolehan pendapatan recoveries dari
nilai hak subrogasi seperti menggunakan
jasa Pihak Ketiga (Jamdatun/Asdatun/Kajati, Pengacara dan Deb Collector) dan
melakukan penagihan secara langsung atau mandiri dengan menggunakan manajemen
penagihan subrogasi/recoveries (Collecting Management).
Untuk
mempermudah melakukan penagihan recoveries secara mandiri dilakukan rekonsiliasi data Saldo Hak Subrogasi (SHS)
dengan data hak subrogasi dari mitra usaha. Agar Penyaluran rekonsiliasi data
SHS dapat berjalan baik dengan hasil yang optimal, perlu disusun suatu pedoman Penyaluran
kegiatan rekonsiliasi data SHS dan mensosialisasikannya kepada petugas rekonsiliasi.
Tujuan
Tujuan
penyusunan Pedoman Kegiatan Rekonsiliasi Data SHS Penjaminan KREDIT adalah
sebagai berikut:
1.
Memberikan panduan tahapan Penyaluran
rekonsiliasi data SHS dengan Bank Penyalur KREDIT yang sudah menerima
pembayaran klaim KREDIT.
2. Menyamakan persepsi tentang kegiatan
Rekonsiliasi data SHS agar optimal dan standar serta mudah dipahami oleh
petugas Rekonsiliasi
Sementara itu, kegiatan Rekonsiliasi Data SHS suatu
produk asuransi/Penjaminan kredit bertujuan antara lain untuk:
1. Menyamakan atau mengurangi perbedaan data SHS
per debitur yang dimiliki perusahaan asuransi/penjaminan kredit dengan data
Subrogasi per debitur yang tercatat di
Bank Peneriman Jaminan
2. Melakukan identifikasi setoran/angsuran debitur
penerima KREDIT yang dianggap
sebagai recoveries untuk Perusahaan
Asuransi/Penjaminan Kredit dan Bank Penyalur KREDIT terkait sesuai komposisi
pembagian recoveries yang diatur dalam PKS Penjaminan KREDIT dengan Bank Penyalur
KREDIT bersangkutan
3.
Melakukan pengecekan data kerugian yang dialami
oleh Bank Penyalur per debitur dengan nilai klaim per debitur yang telah dibayar oleh Perusahaan
Asuransi/Penjaminan Kredit.
4. Memperoleh data Setoran debitur dari Daftar R/C
(Rekening Koran) yang dianggap sebagai recoveries Perusahaan
Asuransi/Penjaminan Kredit sebagai dasar pelimpahan recoveries oleh Bank Penyalur
KREDIT yang bersangkutan dan penagihan recoveries.
Cakupan
Rekonsiliasi Data SHS
Cakupan kegiatan rekonsiliasi data SHS Penjaminan KREDIT adalah :
1.
Rekonsiliasi data SHS untuk produk Penjaminan KREDIT
2. Daftar Debitur yang telah melakukan penyetoran recovery
kepada Bank Penyalur KREDIT yang telah menerima pembayaran klaim
3. Bank penerima jaminan klaim KREDIT yang berada
di wilayah kerja Perusahaan Asuransi/Penjaminan Kredit
4.
Rekonsiliasi data SHS diadakan setiap sekali
dalam setahun
Konsep dan
Definisi
a.
Subrogasi adalah hak yang timbul akibat Penjamin
telah memberikan penggantian sejumlah uang kepada Penerima Jaminan (Obligeel)
karena Terjamin (Principal) tidak dapat menyelesaikan kewajibannya kepada
Penerima Jaminan (Obligee), yang besarnya sama dengan ganti rugi/klaim yang
dibayar oleh Penjamin. Atau dengan kata lain : pengalihan hak tagihan yang
semula dimiliki oleh Penerima Jaminan (Obligee) kepada Penjamin sebagai konsekuensi pembayaran klaim.
b.
Prinsip Indemnity adalah sebagai kompensasi keuangan yang pasti dan
cukup untuk mengembalikan posisi keuangan Tertanggung setelah peristiwa
kerugian, sama dengan posisi keuangan sesaat sebelum terjadinya peristiwa
kerugian tersebut. Hal yang mendasar adalah bahwa Penjamin/Penanggung berhak
atas indemnity tapi tidak boleh lebih dari besarnya klaim yang dibayarkan.
Subrogasi membolehkan Penjamin/Penanggung menggantikan kedudukan Penerima
Jaminan/Tertanggung dalam memperoleh keuntungan atas adanya kejadian yang
dijaminkan.
c.
Rekonsiliasi adalah penetapan pos-pos yang
diperlukan untuk mencocokkan saldo masing-masing dari 2 (dua) akun atau lebih
yang mempunyai hubungan satu dengan yang lainnya. Dari pengertian tersebut
dapat diartikan bahwa rekonsiliasi merupakan kegiatan untuk memulihkan hubungan
kedua belah pihak dalam menyelesaikan perbedaan data yang disampaikan Bank
kepada pihak Perusahaan Penjaminan/Asuransi Kredit. Rekonsiliasi data SHS ini
secara harfiah adalah penetapan pos-pos yang diperlukan untuk mencocokkan data
SHS dan setoran recoveries per debitur dari Daftar R/C Bank untuk masing-masing dari 2 (dua) akun atau
lebih yang mempunyai hubungan satu dengan yang lainnya.
Tahapan Kegiatan Rekonsiliasi Data SHS
Secara lengkap, tata cara kegiatan rekonsiliasi
data SHS dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1.
Langkah pertama
adalah mengirim Surat Konfirmasi data
SHS yang berisi lampiran tentang Laporan Mutasi Data SHS per debitur kepada Bank Penyalur KREDIT yang menjadi
target kegiatan rekonsilisiasi. Dalam Surat tersebut, Bank target kegiatan
rekonsiliasi diinformasikan tentang posisi terakhir data SHS dan nilai klaim
yang telah di bayar per debitur. Setelah dikonfirmasi Bank yang bersangkutan
telah menerima Surat Konfirmasi Data SHS dari Askrindo, maka Bank tersebut
diminta untuk menyediakan Daftar R/C per debitur sesuai dengan daftar debitur
yang tercantum pada lampiran Surat Konfirmasi data SHS tersebut.
2. Kirim Surat melaui Faximili atau Pos tentang
rencana kunjungan ke Bank bersangkutan untuk melakukan kegiatan rekonsiliasi
yang sebelumnya telah dilakukan komunikasi secara informal untuk memastikan
kesiapan Bank yang bersangkutan. Setelah memperoleh Daftar R/C per debitur dari Bank, maka dilakukan rekonsiliasi data
SHS seperti pada langkah-langkah point 3 di bawah ini dan seterusnya.
3. Dari tabel mutasi
saldo hak subrogasi per debitur, pada kolom tanggal
dokumen Surat Tagih Ganti Rugi (STGR), tanggal STGR tersebut merupakan
titik awal identifikasi adanya setoran dari debitur yang sudah dibayar klaim
yang dianggap sebagai recoveries. Tanggal STGR ini menjadi acuan untuk melakukan rekonsiliasi
data SHS, data setoran recoveries yang merupakan hak perusahaan asuransi kredit dan Bank Penyalur
KREDIT mulai diambil dari data transaksi sesudah tanggal yang tertera pada
tanggal STGR.
4.
Langkah berikutnya
adalah melihat nama debitur pada table mutasi data SHS yang sudah dibayar
klaimnnya. Nama debitur pada table mutasi SHS harus sama dengan nama debitur
pada daftar R/C per debitur yang diberikan oleh Bank Penyalur KREDIT. Contoh
nama debitur di SHS adalah “Ade Putra Agung” maka di daftar R/C dari
bank namanya juga harus sama “ Ade Putra
Agung. Jika di tabel mutasi data SHS ada nomor rekening debitur maka harus sama
dengan nomor rekening debitur pada daftar R/C.
5. Setelah itu lakukan identifikasi
transaksi setoran recoveries dari debitur pada
daftar R/C di kolom tanggal transaksi dimulai dengan tanggal transaksi sesudah tanggal
STGR pada table mutasi SHS.
6. Jika sudah diperoleh
ada transaksi setoran recoveries setelah tanggal STGR, maka data transaksi setoran debitur yang
diambil adalah data pada daftar R/C kolom Kredit yang memiliki User Id pada kolom User Id. Harap
diperhatikan pada kolom Baki Debet,
apabila nominal yang terakhir pada R/C adalah .00, maka debitur tersebut sudah
lunas atau debitur tersebut sudah membayar lunas kewajibannya.
Pada contoh gambar di atas terlihat nominal pada kolom Baki Debet terakhir sudah berangka .00, namun ada setoran
recoveries dari debitur yang sudah lunas, maka data nilai transaksi setoran
recoveriesnya yang di ambil berada pada
kolom kredit yang memiliki User Id (
misal dengan user Id 7199051). Cara perhitungan setoran recoveriesnya
adalah data transaksi setoran dengan nilai nominal yang diambil adalah Rp.
450.000,00 + Rp. 1.522.500,00 = Rp. 1.672.500,00. (untuk pencatatan sementara
dapat dilakukan pada kertas R/C dan kertas laporan data SHS dengan menuliskan
total nominal setoran recoveries yang
diambil).
7.
Setelah selesai identifikasi setoran recoveries per debitur
di daftar R/C sesuai dengan
daftar debitur laporan mutasi data SHS, maka langkah selanjutnya
adalah melakukan rekapitulasi transaksi
setoran recoveries seluruh debitur dalam
bentuk laporan hasil rekonsiliasi data SHS. Data yang akan direkapitulasi adalah data debitur yang melakukan setoran
recoveries, sedangkan debitur yang tidak menyetor tidak direkapitulasi dan
dilaporkan.
Laporan Hasil
Rekonsiliasi
Laporan hasil rekonsiliasi dibuat setelah dilakukan rekapitulasi data
dari hasil pengolahan data SHS dan
setoran recoveries seluruh debitur pada daftar R/C yang akan diserahkan kepada Bank
terkait untuk diketahui dan disetujui pelimpahan recoveries yang merupakan hak
subrogasi perusahaan asuransi kredit. Data rekapitulasi
berupa lampiran data SHS dari hasil
rekonsiliasi disusun dari data debitur
yang teridentifikasi ada setoran
recoveries dan dapat dibuat dengan menggunakan media program Excel dan disusun secara
berjenjang mulai dari Kantor Cabang sampai pada unit/KCP sesuai dengan
struktur organisasi perusahaan Bank bersangkutan
Buat 3 (tiga) rangkap dari Lampiran tersebut dengan distribusi sebagai
berikut:
1.
1 (satu) rangkap untuk Bank bersangkutan
setingkat Kantor Cabang.
2.
1 (satu) rangkap untuk Bank bersangkutan untuk
jenjang di bawahnya
3.
1 (satu) rangkap untuk perusahaan asuransi kredit.
Berita
Acara Hasil Rekonsiliasi Data SHS
Setelah membuat Lampiran data
SHS dari hasil pengolahan data SHS,
langkah berikutnya adalah
membuat Berita Acara yang berisi
hasil rekonsiliasi data SHS secara umum yang harus diketahui oleh Pihak Bank
untuk ditindaklanjuti lebih lanjut. Berita Acara ini berguna untuk mempersamakan persepsi dan sudut
pandang atas hasil rekonsiliasi khususnya hak subrogasi perusahaan asuransi/penjaminan kredit yang belum di limpahkan oleh Pihak Bank. Berita
Acara ini dibuat 3 (tiga) rangkap dan salah
satu rangkap Berita Acara diserahkan ke Bank dengan dilampirkan Lampiran data
SHS hasil rekonsiliasi. Format atau isian bahasa yang digunakan
dalam Berita Acara dapat disesuaikan dengan tujuan dan hasil
rekonsiliasi data SHS yang ada.
Laporan
Monitoring Hasil Rekonsiliasi Data SHS
Untuk kebutuhan pelaporan hasil rekonsiliasi data SHS ke Manajemen dan
kebutuhan lainnya, diperlukan bentuk tabulasi laporan rekonsiliasi data SHS. Sistem monitoring dan evaluasi hasil
rekonsiliasi data SHS merupakan salah satu kunci keberhasilan kegiatan
penagihan recoveries pada mitra usaha yang harus didukung dengan
kualitas data SHS.
Tindak Lanjut Hasil Rekonsiliasi
Hasil
Rekonsiliasi data SHS harus ditindaklanjuti dengan melakukan beberapa kegiatan
yaitu:
1. Melakukan penagihan hak subrogasi
kepada Bank yang bersangkutan secara kontinu
2.
Melakukan pencacatan akuntasi atas pelimpahan
recoveries yang dilakukan Bank
3.
Melakukan up dating data SHS ketika menerima
pelimpahan recoveries dari Bank
4.
Melakukan komunikasi dan penagihan recoveries
secara terus menerus kepada Bank
bersangkutan sampai data SHS-nya tidak
ada atau Nol (lunas).
5.
Melakukan rencana rekonsiliasi data SHS setiap
tahunnya terhadap Bank Penyalur KREDIT
yang telah menerima pembayaran klaim.
Sistem Monitoring dan Evaluasi Penagihan
Recoveries
Efektifitas
dan efisiensi penagihan recoveries yang
menggunakan data hasil rekonsiliasi data SHS ditentukan dengan kualitas kegiatan monitoring dan evaluasi penagihan
recoveries kepada Bank. Untuk melakukan monitoring dan evaluasi penagihan
recoveries dibuat suatu sistem monitoring dan evaluasi dengan menggunakan
lembar kerja bantu berupa tabulasi monitoring dan evaluasi seperti pada gambar
di bawah ini. Bentuk kertas kerja bantu
untuk monitoring dan evaluasi ini bisa
dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan monitoring dan evaluasi di lapangan.
Berikut
contoh format lembar kerja bantu sistem monitoring dan evaluasi yang dapat digunakan :
No.
|
Bank
|
Unit/KCP
|
SHS
|
Setoran Recoveries Debitur
|
Action
(Minggu)
|
Contact Person/HP
|
Respon
|
TLR
|
|||
1
|
2
|
3
|
4
|
||||||||
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
Dalam melakukan penagihan recoveries kepada Bank yang perlu diperhatikan adalah komunikasi yang intens dan membuat hubungan bisnis yang baik dan bersahabat dengan mitra Bank yang akan ditagih recoveriesnya. Sikap yang professional dan bersahabat dapat menjadi kunci keberhasilan dalam penagihan recoveries.
Penutup
Potensi recoveries Perusahaan
Asuransi/Penjaminan Kredit yang relative besar dan tersebar di seluruh kantor
cabang dan mitra perusahaan dituntut
suatu sistem penagihan recoveries yang handal dan didukung dengan
kualitas data Subrogasi dan recoveries yang valid
dan up to date. Kunci keberhasilan
penagihan recoveries dapat ditentukan oleh beberapa faktor yaitu:
1. Kesediaan Sumber Daya Manusia yang menangani penagihan
recoveries. Kompetensi dan jumlah SDM merupakan kunci utama suksesnya penagihan
recoveries.
2.
Kesediaan data subrogasi dan recoveries yang
lengkap, valid dan up to date.
3.
Kerjasama dengan Pihak Ketiga
(Jamdatun/Asdatun/Kajati/KPKNL, Lawyer dan Debt Collector)
4.
Sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk
kelancaran penagihan recoveries.
Untuk
penagihan recoveries yang dilakukan secara mandiri melalui proses rekonsiliasi
data SHS dengan mitra usaha, diperlukan suatu pedoman/SOP yang standar
yang dapat memberikan petunjuk Penyaluran rekonsiliasi data SHS yang efektif
dan efisien. Kunci keberhasilan
rekonsiliasi data SHS ditentukan dengan ketersediaan data subrogasi dan
recoveries, SDM yang menangani dan system monitoring dan evaluasi
penagihan recoveries dari hasil rekonsiliasi data SHS.
