I. Pendahuluan
Perkembangan industri khususnya industri jasa asuransi saat ini
semakin dinamis mendorong perusahaan jasa asuransi untuk meningkatkan
kinerjanya agar dapat mempertahankan sustainbilitas perusahaan dan berkembang.
Agar dapat menghadapi persaingan pasar yang semakin tinggi, perusahaan dituntut
melakukan berbagai perubahan dan perbaikan pada seluruh komponen perusahaan. Perbaikan
dilakukan dengan terlebih dahulu mengukur dan mengevaluasi sistem atau
manajemen yang ada.
Perusahaan asuransi yang dapat menjaga sustainbilitasnya dalam
menjalankan usaha adalah perusahaan yang dapat menerapkan manajemen assurance dengan baik yang melibatkan
pihak-pihak internal seperti manajemen risiko, manajer dan internal audit
(SPI). Pengelolaan risiko usaha asuransi menjadi mutlak untuk mengendalikan
risiko dalam penutupan asuransi suatu obyek asuransi. Analisis underwriting
yang menjalankan prinsip kehati-hatian (prudential priciples) dapat mengurangi
kejadian default yang menyebabkan klaim dan risiko lainnya.
Pengelolaan risiko ditujukan pada risiko-risiko yang
akan dihadapi oleh perusahaan yaitu antara lain risiko strategik, risiko operasional,
risiko bisnis, risiko keuangan dan risiko eksternal. Secara umum, risiko korporat di bagi atas 2
(dua) bentuk risiko yang didasarkan pada jenis kegiatan yaitu risiko non
transaksional dan risiko transaksional.
Dalam pengelolaan risiko transaksional, four
eyes principles diimplementasikan dengan cara unit manajemen risiko ikut
andil dalam memberikan opini risiko (risk review) selama proses pengambilan keputusan yang
dilakukan oleh Komite-Komite dimana persetujuan transaksi baik untuk penutupan
asuransi kredit/suretyship dan transaksi non operasional lainnya yang menjadi fokus penerapan four
eyes principles dilakukan minimal 2 (dua) orang pemegang kewenangan pemutus
yaitu 1(satu) orang dari unit operasional/bisnis atau non
operasional/supporting unit dan 1 (satu) orang dari unit manajemen risiko atau Risk
Officer (RO). Peranan orang dari unit
manajemen risiko dalam membantu Komite tersebut bersifat tidak mengikat dan hanya memberikan rekomendasi dan opini
risiko agar pengelolaan risiko berjalan sebagaimana mestinya. Fokus penerapan four eyes principles (FEP) dalam
pengelolaan risiko untuk sementara ini
dalam perusahaan asuransi/penjaminan kredit yang memiliki produk suretyship dan
asuransi kredit adalah:
1. Transaksi
operasional/bisnis pada produk perusahaan Suretyship dan Asuransi Kredit.
Sasaran FEP pada transaksi bisnis ini
adalah bersifat optional dan fokus
pada nilai plafond/nilai penjaminan dalam jumlah relatif besar/bersifat corporate atau transaksi
bisnis yang diperkirakan memerlukan pengelolaan risiko yang lebih intens
melalui mekanisme keputusan komite penutupan bisnis baik di kantor pusat maupun
kantor cabang. Selain akseptasi/penutupan bisnis tersebut, RO juga berperan
aktif dalam Komite Penyelesaian Klaim. Dalam penerapan FEP dengan mekanisme komite
penutupan bisnis di Kantor Cabang masing-masing ada 1 (satu) orang dari unit
manajemen risiko yaitu Risk Officer (RO) yang telah ditetapkan. Sedangkan
untuk penutupan bisnis dengan nilai
plafon/nilai penjaminan besar atau bersifat corporate
dilakukan di Head Office dengan membentuk komite penutupan bisnis dimana salah
satu anggotanya adalah dari unit manajemen risiko atau dari unit kerja lainnya yang
berfungsi sebagai RO yang disesuaikan dengan batas kewenangan pemutus yang
berlaku.
2. Transaksi pada pengadaan
barang dan jasa. Implementasi FEP ini dijalankan dengan menggunakan Komite
Pengadaan Barang dan Jasa dimana minimal
ada 2 orang yaitu ada 1(satu) orang dari unit Manajemen Risiko (RO) dan 1
(satu) orang dari Divisi SDM atau ditambah dengan 1 (orang) dari unit kerja
terkait sesuai kebutuhan perusahaan. Komite pengadaan barang dan jasa bisa
dijalankan pada kantor pusat atau kantor cabang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan agar comply dengan
ketentuan/peraturan internal dan eksternal.
3. Transaksi pada kegiatan
Investasi. Implementasi FEP dilakukan melalui Komite Investasi yang
dibentuk minimal 2 (dua) orang dimana salah satu anggota Komite Investasi
tersebut berasal dari unit manajemen risiko (RO) sesuai dengan batas kewenangan pemutus dalam
kegiatan investasi yang berlaku.
Pengelolaan risiko juga dilakukan pada kegiatan non
transaksional seperti antara lain pada
risiko strategik dan risiko eksternal dengan menggunakan program aplikasi
berbasis Web. Pengelolaan risiko pada kegiatan non transaksional ini dilakukan
oleh Risk Contact Person (RCP).
Berikut ini akan menjelaskan salah satu contoh mekanisme
penerapan four eyes principles dalam
pengelolaan risiko transaksional di perusahaan asuransi/penjaminan kredit.
II. Tujuan
Penerapan Four Eyes Principles
1.
Penerapan
manajemen risiko sebagai salah satu pilar penerapan Good Corporate Governance (GCG) harus dilakukan perusahaan agar
dapat memenuhi ketentuan perusahaan dan regulasi. Penerapan four eyes principle selain untuk
mengelola risiko juga bertujuan agar pelaksanaan penutupan/akseptasi asuransi
dapat berjalan sesuai dengan ketentuan perusahaan dan regulasi dari pemerintah
(compliance).
2.
Sebagai
salah satu cara pengelolaan risiko terutama pada proses akseptasi asuransi yang
sesuai dengan prinsip kehati-hatian yang dapat mengurangi risiko klaim dan
risiko lainnya yang merugikan perusahaan.
3. Sebagai alat bagi manajemen untuk mengamankan pelaksanaan kebijakan dalam bisnis
dari risiko-risiko yang merugikan.
III.
Ruang Lingkup
Pekerjaan Risk Officer
Pengelolaan risiko transaksional melalui
mekanisme pengambilan keputusan dalam Komite-Komite dilakukan pada Head Office dan Branch Office dengan ruang lingkup sebagai
berikut:
3.1. Pada Kantor Pusat
(Head Office), Risk Officer berada di
luar Komite pada Komite Penutupan
Bisnis, Komite Pengadaan Barang dan Jasa dan Komite Investasi sesuai dengan
batas kewenangan pemutus yang ada dalam Komite-Komite tersebut. Risk Officer hanya memberikan rekomendasi dan opini risiko
(Risk Review) yang dapat mengendalikan
risiko dalam kegiatan transaksional yang diputuskan dalam Komite-Komite tersebut.
3.2. Kantor Cabang
(Branch Office), Risk Officer juga dapat memberikan rekomendasi dan opini
risiko untuk pengelolaan risiko pada kegiatan transaksional yang akan
diputuskan dalam Komite-Komite tersebut. Kontribusi Risk Officer pada kantor
cabang dalam Komite sesuai dengan batas kewenangan pemutus dalam Komite yang
berlaku.
3.3.
Risk
Officer yang berposisi mendampingi (bukan sebagai anggota komite) komite
melakukan pekerjaan untuk mengecek azas kepatuhan unit operasional dalam proses
underwriting dan akseptasi (Complaince) dengan system check list dalam formulir yang sudah disediakan dan melakukan
analisis risiko untuk mengidentifikasi dan mengukur risiko yang inherent serta memberikan suatu
rekomendasi dalam kegiatan transaksional/akseptasi yang sedang diputuskan dalam
Komite tersebut.
IV.
Tugas, Tanggung
Jawab dan Wewenang Risk Officer
4.1. Tugas dan
Tanggung Jawab Risk Officer
a
Menjadi pendaping atau pembantu Komite yang telah ditentukan baik
di kantor pusat maupun di kantor cabang. Risk Officer merupakan perpanjangan
tangan dari fungsi dari unit Manajemen Risiko Kantor Pusat untuk menerapkan four eyes principles dalam pengelolaan risiko khusunya risiko
transaksional.
b
Memberikan opini risiko yang didukung dengan hasil analisis risiko
dan mitigasi risiko untuk mendukung setiap keputusan kegiatan transaksional
pada Komite-Komite yang ditetapkan oleh perusahaan.
c
Merespon secara positif terhadap setiap peristiwa risiko yang menjadi ancaman bagi perusahaan melalui
proses identifikasi risiko, pengukuran risiko dan pemetaan risiko pada kegiatan
transaksional yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan Komite.
d
Mengidentifikasi area-area risiko transaksional korporat yang
paling mudah terulang atau terkena dampak risiko dan bersama Unit Manajemen
Risiko (MR) mencari solusi agar situasi ini tidak terulang kembali.
e
Melakukan
verifikasi dan meneliti data yang
digunakan serta memelihara data secara risiko secara konsisten.
f
Mengembangkan isu-isu terkini di bidang manajemen risiko dan
mencari solusi untuk menyelesaikan suatu peristiwa risiko.
g
Melakukan monitoring terhadap isu-isu terkini di bidang manajemen
risiko dan trendnya ke depan di unit
kerja dan Komite-Komite yang melibatkan Risk Officer.
h
Memberikan pelaporan data risiko (hasil analisis dan mitigasi
risiko) dari kegiatan proses manajemen risiko baik dalam Komite-Komite atau
kegiatan manajemen risiko lainnya kepada Manajemen secara berkala minimal 1
bulan sekali.
i
Mengembangkan pengetahuan dan meningkatkan pemahaman mengenai
manajemen risiko
4.2. Kewenangan Risk Officer dalam Komite
a. Memberikan rekomendasi dan opini risiko
secara independen dan profesional yang didukung
dengan hasil analisis risiko dan mitigasi risiko yang dibutuhkan sebagai salah
satu keputusan dalam komite.
b. Mengusulkan strategi pengelolaan risiko
kegiatan transaksional kepada Komite.
c. Memilik akses data dan informasi yang
dapat mendukung kelancaran kerja dalam Komite
4.3. Tugas-tugas Staf Manajemen Risiko (Risk Officer)
Secara umum, tugas Risk Officer adalah menerapkan
pedoman dan pelaksanaan manajemen risiko korporat yang ditetapkan manajemen
serta mendukung penerapan four eyes principles dalam pengelolaan risiko.
Tugas-tugas lainnya yang disebutkan di bawah ini mengacu dan berpedoman kepada
pedoman manajemen risiko.
a)
Melakukan
identifikasi risiko atas aktivitas transaksional yang berlangsung pada
pengambilan keputusan di Komite sesuai kebijakan dan panduan manajemen risiko.
b)
Menyusun rekomendasi,
hasil analisis risiko dan mitigasi
risiko dalam setiap keputusan Komite.
c)
melakukan
verifikasi atas hasil analisis underwriting yang dilakukan oleh unit
operasional agar sesuai dengan ketentuan dan SOP melalui sistem check list.
d)
Melakukan
input data hasil analisis risiko dan rekomendasinya ke dalam program aplikasi
four eyes principles berbasis Web/jaringan yang telah disediakan.
e)
Melaksanakan
sistem dokumentasi dan kearsipan berkenaan dengan hasil pekerjaannya dalam Komite-Komite.
Untuk mendukung tugas, wewenang dan tanggung jawab Risk
Officer, maka pegawai yang ditunjuk sebagai Risk Officer harus memiliki
kriteria sebagai berikut:
1.
Minimal
pendidikan adalah pendidikan Strata 1 untuk jurusan Ekonomi, Akuntasi, Hukum
dan MIPA.
2.
Memiliki
kompetensi di bidang operasional dan berpengalaman minimal 3 tahun sebagai
analis underwriting.
3.
Memiliki
integritas yang tinggi dan independensi
4.
Memahami
penerapan manajemen risiko korporat
5.
Mampu
menggunakan sarana komputer (MS Office dan pogram aplikasi four eyes
principles) untuk menunjang kegiatannya dalam Komite
Peranan Risk Officer
dalam Komite yang bemitra dengan Pejabat di unit operasional harus memiliki
kedudukan yang sejajar, setara dan independen agar rekomendasi dan analisis
risiko yang dihasilkan dapat memberikan kontribusi optimal dalam pengelolaan
risiko.
V.
Mekanisme Penerapan Four Eyes
Principles (FEP)
Secara umum,
mekanisme penerapan four eyes principles
yang dilakukan oleh Risk Officer untuk membantu memberikan opini risiko kepada Komite,
namun memiliki tugas dan tanggung jawab
tersendiri yang mewakili kepentingan pengelolaan risiko secara korporat.
Penerapan four eyes
principles (FEP) pada Komite Penutupan Bisnis mencakup seluruh produk perusahaan
asuransi/penjaminan kredit baik di Kantor Pusat maupun di Kantor Cabang sesuai
dengan ketentuan Batas Kewenangan Pemutus yang berlaku.
Alur kerja Risk
Officer dalam komite penutupan bisnis untuk masing-masing kantor pusat dan
kantor berbeda sesuai dengan struktur organisasi dan batas kewenangan pemutus
Komite, namun secara umum alur kerja Risk Officer adalah sebagai berikut:
a.
Permohonan
penutupan/akseptasi dari nasabah perusahaan asuransi/penjaminan kredit yang
direspon oleh unit kerja operasional dianalisis oleh analis underwriting sesuai
dengan prinsip kehati-hatian (prudential principles). Hasil analisis
underwriting ini akan dianalisis kembali oleh RO yang hasilnya akan diserahkan
ke Komite untuk mengambil suatu keputusan akseptasi berbasis risiko. Seluruh
anggota Komite menerima hasil underwriting tersebut untuk dianalisis lebih
lanjut berdasarkan kompetensi masing-masing.
b.
Risk
Officer sebagai pihak independen membantu Komite untuk melakukan pengecekan
hasil underwriting tersebut agar sesuai dengan ketentuan analisis underwriting
yang berlaku dalam SOP serta melakukan analisis risiko atas berbagai
kemungkinan risiko yang muncul dari permohonan akseptasi yang diajukan oleh
nasabah
c.
RO
memberikan rekomendasi dan hasil
analisis risiko kepada Komite dengan menggunakan formulir analisis risiko yang
telah disediakan untuk masing-masing produk Askrindo agar perwakilan unit
operasional yang melakukan proses akseptasi dapat mengambil keputusan menolak atau
menyetujui permohonan akseptasi tersebut.
d.
Sifat
rekomendasi dan opini risiko yang diberikan oleh Risk Officer adalah bersifat
tidak mengikat dan independen.
e.
Risk
Officer melakukan input data terhadap hasil kegiatannya dalam Komite tersebut
ke dalam program aplikasi four eyes principles yang telah disediakan secara
lengkap dan benar. Proses input data hasil kegiatan Risk Officer dalam Komite
di seluruh kantor cabang dan kantor pusat dapat disimpan dalam suatu database
sehingga dapat dilakukan monitor dan evaluasi oleh unit manajemen risiko di
kantor pusat.
Alur kerja Risk
Officer dalam Komite terkait dengan unit kerja di Kantor Pusat dan Kantor
Cabang adalah sebagai berikut:
1. Alur Kerja Risk Officer di Komite Kantor Pusat
2. Alur Kerja Risk Officer di Komite Kantor Cabang
Untuk alur kerja Risk
Officer pada Komite Pengadaan Barang dan Jasa dan Komite Investasi akan diatur
kemudian secara terpisah pada pedomannya masing-masing karena berbeda fitur dan
proses bisnisnya.
VI. Sasaran/Target
Penerapan Four Eyes Principles (FEP)
Berdasarkan Klasifikasi Nilai Pertanggungan, Plafond Kredit, Limit Credit, dan
Limit of Liabilities
Dalam jangka
panjang, penerapan FEP diarahkan pada
seluruh unit kerja baik di kantor pusat maupun kantor cabang. Penerapan FEP ini
juga difokuskan pada klasifikasi nilai pertanggungan, plafond kredit, limit
credit dan limit of liabilitas tertentu yang dianggap besar dan berisiko pada
masing-masing produk sesuai batasan klasifikasi nilai pertanggungan yang
tercantum pada ketentuan internal perusahaan tentang Pendelegasian Wewenang
Untuk Mengusulkan, menilai, memutus dan Menandatangani Polis/Sertifikat seluruh
produk Perusahaan yang diperkirakan membutuhkan pengelolaan risiko secara
intens melalui mekanisme pengambilan keputusan di Komite-Komite khususnya
Komite Penutupan Bisnis. Klasifikasi nilai pertanggungan, palfond kredit, limit
credit dan limit of liability yang menjadi fokus penerapan FEP ini akan
dievaluasi setiap tahun sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan perusahaan dalam
pengelolaan risiko transaksional.
VII. Formulir Analisis
Risiko yang digunakan dalam Komite
Setelah menentukan
sasaran penerapan FEP berupa nilai pertanggungan, plafond kredit, limit credit
dan limit of liability pada masing-masing produk di masing-masing kantor cabang
dan kantor pusat seperti uraian di atas, maka Risk Officer memberikan
rekomendasi dan opini risiko dengan menggunakan formulir rekomendasi dan analis risiko seperti terlampir untuk masing-masing produk.
VIII.Cara Pengisian Formulir
Analisis Risiko
Formulir rekomendasi
dan analisis risiko yang diisi oleh Risk Officer sesuai dengan jabatan dan
batas kewenangannya dalam Komite. Formulir tersebut terdiri dari tiga aspek
utama yaitu aspek kepatuhan terhadap ketentuan analisis underwriting
(compliance), Prinsip Mengenal Nasabah (PMN) dan Analisis Risiko.
Untuk aspek
kepatuhan pada ketentuan analisis underwriting dan PMN diisi dengan menggunakan
form check list, sedangkan pada
analisis risiko diisi dengan melakukan proses manajemen risiko secara singkat
dan sistematis yang terkait dengan obyek penutupan.
Pengisian formulir
yang digunakan Risk Officer dalam komite Penutupan Bisnis untuk masing-masing
produk berbeda karena sesuai dengan fitur dan karakter produk masing-masing.
Namun secara umum, salah satu contoh cara
pengisian formulir tersebut dilakukan
dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1.
Isilah
nama analis risiko yang dalam hal ini adalah nama Risk Officer dan dokumen hasil analisis underwriting yang
berasal dari unit operasional.
2.
Isikan
isian tersedia dan berilah tanda check list (V) pada isian yang berisi
pertanyaan mengenai fitur produk yang akan diakseptasi, keterangan tentang data
penjaminan/pertanggungan, dan informasi lainnya sesuai dengan dokumen hasil
analisis underwriting dari unit operasional yang melakukan proses akseptasi
dari permohonan debitur
3.
Berilah
tanda check list (V) pada isian mengenai prinsip mengenal nasabah (PMN) dengan
memilih pilihan Ya atau Tidak secara benar dan sesuai dengan fakta/keadaan yang
sebenarnya.
4.
Isikan
isian pada blok Rekomendasi dalam analisis underwriting sesuai dengan
isian yang ada dalam dokumen hasil analisis underwriting dari unit operasional.
5.
Berilah
tanda check list (V) dan isikan data/informasi lainnya jika diperlukan pada
isian blok kelengkapan administrasi dan analisis underwriting sesuai dengan
fakta dan SOP yang berlaku.
6.
Isikan
isian pada blok rekomendasi dalam analisis underwriting jika memang ada
dalam dokumen hasil analisi underwriting yang dibuat oleh unit operasional
termasuk rekomendasi peristiwa risiko dan mitigasinya.
7.
Isikan
isian blok rekomendasi Manajemen risiko jika memang diperlukan
berdasarkan hasil pengamatan dan analisis dari keterangan dan informasi
sebelumnya.
8.
Isikan
isian pada formulir Register Risiko Komite Penutupan Bisnis dengan melakukan
proses manajemen risiko dimulai dengan mengidentifikasi risiko, mengukur risiko
dan memberikan usulan mitigasi risiko agar risiko inheren pada permohonan
penutupan asuransi/penjaminan kredit dapat diminimalisir pada tingkat risiko
yang dapat diterima oleh perusahaan.
9.
Periksa
kembali seluruh isian yang sudah dilakukan pada formulir analisis risiko dengan
seksama dan teliti.
10. Setelah diisi dengan
benar maka serahkan formulir analisis risiko tersebut ke Komite untuk dijasikan
sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan penerimaan/penolakan
permohonan penutupan dari nasabah.
11. Jika program
aplikasi four eyes principles berbasis
Web/Jaringan sudah berjalan baik, maka input data dari formulir analisis
risiko yang sudah dibuat ke dalam program aplikasi FEP berbasis WEB dengan
benar.
12. Dokumentasi dan
arsipkan dengan baik seluruh formulir analisis risiko yang sudah dibuat sebagai
bahan arsip Komite.
Cara pengisian pada formulir analisis risiko
pada kasus penyelesaian klaim juga secara umum tidak jauh berbeda namun harus disesuaikan
dengan proses penyelesaian klaim yang tercantum pada SOP penyelesaian klaim
yang berlaku.
IX. Penutup
Tujuan akhir dari penerapan
FEP dalam proses penutupan bisnis dan penyelesaian klaim yang dilakukan oleh
unit operasional/bisnis di seluruh unit kerja adalah agar ada pengelolaan
risiko yang efektif dan efisien yang dapat mengurangi risiko yang dihadapi
perusahaan. Disamping itu juga, penerapan FEP diperuntukan agar penerapan Good Corporate Governance (GCG) berjalan
dengan efektif yang pada akhirnya akan meningkatkan value perusahaan. Dengan demikian, peran
aktif seluruh jajaran di perusahaan baik di kantor Pusat maupun di Kantor
Cabang terutama
Risk
Officer dalam penerapan FEP sangat dibutuhkan
dengan karakter yang
memiliki integritas yang tinggi, profesional dan comply dengan ketentuan
dan regulasi yang berlaku.
